Ủy ban nhân dân thành phố Mỹ Tho vừa ban hành văn bản về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị.
Nhằm tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính trên địa bàn thành phố Mỹ Tho theo đúng quy định của pháp luật trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Mỹ Tho yêu cầu Thủ trưởng các phòng, ban, ngành, đoàn thể thành phố Mỹ Tho, Ủy ban nhân dân các phường, xã khẩn trương thực hiện một số nhiệm vụ trọng tâm sau:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đáp ứng các yêu cầu sau đây:
Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được thống kê, tập hợp theo phông luu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực. Trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ của Lưu trữ lịch sử tỉnh (Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh) và Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính trước khi sắp xếp. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
Thủ trưởng các Phòng, ban, ngành, đoàn thể thành phố Mỹ Tho: chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thấm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tố chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Tổ chức thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có; bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu đuợc bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Khẩn trương nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã đuợc chỉnh lý hoàn chỉnh vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật; bàn giao tài liệu khác cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tạm thời quản lý theo hình thức tiếp tục bảo quản tại chỗ tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu. Giao Phòng Nội vụ tham mưu bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
Phòng Nội vụ thành phố Mỹ Tho: triển khai thực hiện Chỉ thị của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn tỉnh Tiền Giang. Hướng dẫn, giải đáp vướng mắc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về văn thư, lưu trữ trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
Phòng Tài chính – Kế hoạch thành phố Mỹ Tho: tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố bố trí kinh phí cho các phòng, ban, ngành, đoàn thể thành phố Mỹ Tho, Ủy ban nhân dân các phường, xã để thực hiện công tác văn thư và hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân các phường, xã chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các phường, xã: tổ chức thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có; bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
Nhất Thi thực hiện
